La externalización de procesos empresariales, también conocida como servicios BPO (Business Process Outsourcing), ha emergido como una estrategia interesante para aquellas pymes que buscan optimizar sus operaciones y mantenerse competitivas en el mercado global.
Externalizar implica delegar ciertas actividades a terceros especializados, lo cual resulta en una mejora significativa de la calidad de ciertas operaciones, al mismo tiempo que se reducen costos funcionales. En esta era tan competitiva y exigente, la subcontratación se presenta como una solución interesante para abordar las limitaciones internas, aprovechar tecnologías avanzadas y acceder a talento especializado sin incurrir en gastos adicionales.
Además, este tipo de servicios permite a las pymes ser más ágiles y adaptables, respondiendo de manera más eficiente a las fluctuaciones del mercado y a las necesidades cambiantes de los clientes. Este modelo de negocio flexible es particularmente beneficioso en tiempos de incertidumbre económica, donde la capacidad de ajuste rápido es esencial para la supervivencia y el crecimiento.
Hemos reparado este artículo, para intentar explicar por qué externalizar los procesos de una pyme puede ser la clave para alcanzar una mayor eficiencia y competitividad. Pero antes, explicaremos qué es la externalización, sus características principales, y proporcionaremos un análisis profundo de las razones para subcontratar procesos, así como los factores que deben considerarse antes de tomar esta decisión estratégica.
¿Qué es la externalización de procesos?
La externalización de procesos implica transferir ciertas actividades o funciones de una empresa a proveedores externos especializados. Este modelo permite a las empresas centrarse en sus actividades principales mientras delegan tareas secundarias a terceros que pueden realizarlas de manera más eficiente y económica.
Existen diversas formas de subcontratación, que van desde; servicios de atención al cliente y recursos humanos, hasta funciones más complejas como la contabilidad y la gestión de TI. La externalización puede ser local o global, dependiendo de las necesidades y estrategias de la empresa.
Las características principales de la externalización:
- Contratos detallados: La externalización se basa en acuerdos contractuales que especifican claramente los servicios, los niveles de desempeño y las responsabilidades de cada parte.
- Estructuras de costos variables: Permite convertir los costos fijos en variables, ajustándose según el volumen de trabajo o la demanda.
- Gestión de la relación con el proveedor: Requiere una gestión continua para asegurar que los proveedores cumplen con los niveles de servicio acordados.
- Cumplimiento normativo: Los proveedores deben cumplir con todas las regulaciones y normativas aplicables al sector y al país donde operan.
- Tecnología de vanguardia: Los proveedores suelen emplear tecnologías avanzadas para ofrecer servicios más eficientes y de alta calidad.
Por qué externalizar los procesos de una pyme
Como hemos visto hasta ahora, la extenalización de los procesos de una pyme es una estrategia que puede resultar en una serie de beneficios sustanciales. Permite a las empresas concentrarse en sus competencias principales, mejorar su eficiencia operativa, reducir costos y acceder a tecnologías avanzadas sin realizar grandes inversiones.
Veamos las principales razones, para externializar los procesos en una pyme:
1. Reducción de costos operativos
Externalizar ciertos procesos permite a las pymes reducir costos operativos de manera significativa.
En primer lugar, se eliminan gastos relacionados con la contratación y capacitación de personal, así como los costos asociados a la adquisición y mantenimiento de tecnología. Los proveedores externos suelen ofrecer servicios a costos más bajos debido a su especialización y economías de escala, lo que se traduce en ahorros considerables para la empresa contratante.
Además, la subcontratación facilita la gestión de los gastos operativos, permitiendo a las empresas convertir costos fijos en costos variables. Esto es particularmente beneficioso en tiempos de incertidumbre económica, donde mantener una estructura de costos flexible puede ser la clave para la supervivencia.
2. Enfoque en competencias esenciales
Al externalizar procesos secundarios, las pymes pueden concentrarse en sus competencias esenciales, es decir, en aquellas actividades que realmente generan valor y diferenciación en el mercado.
Esto permite a los equipos internos dedicar más tiempo y recursos a la innovación y el desarrollo de productos o servicios, mejorando así la competitividad de la empresa. Un enfoque más centrado en las competencias clave también puede resultar en una mayor satisfacción del cliente, ya que la empresa puede ofrecer productos y servicios de mayor calidad.
Por ejemplo, una pyme que externaliza su departamento de TI puede liberar recursos para enfocarse en el desarrollo de nuevos productos, mejorando su oferta y fortaleciendo su posición en el mercado.
3. Acceso a tecnología y talento especializado
La externalización proporciona acceso a tecnologías avanzadas y talento especializado sin la necesidad de realizar inversiones significativas.
Los proveedores externos suelen estar equipados con las últimas tecnologías y contar con personal altamente capacitado en áreas específicas, lo que permite a las pymes aprovechar estas capacidades sin incurrir en los costos asociados a su desarrollo interno. Esto no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también permite a las empresas mantenerse a la vanguardia de la innovación tecnológica.
Asimismo, la subcontratación de procesos tecnológicos, como la gestión de TI o el análisis de datos, puede proporcionar a las pymes una ventaja competitiva significativa, al permitirles utilizar herramientas y técnicas avanzadas que de otro modo no estarían a su alcance.
4. Flexibilidad y escalabilidad
Por último, la externalización permite a las pymes ser más flexibles y escalables, adaptándose rápidamente a los cambios en la demanda y en el mercado.
Los proveedores externos pueden ajustar sus servicios en función de las necesidades de la empresa contratante, permitiendo una mayor agilidad en la gestión de recursos y capacidades. Esto es particularmente útil en sectores con alta volatilidad, donde la capacidad de respuesta rápida puede ser crucial para el éxito.
Por ejemplo, durante picos de demanda estacionales, una pyme puede aumentar rápidamente su capacidad de producción mediante la externalización, sin la necesidad de realizar inversiones permanentes en infraestructura o personal adicional.
Factores a considerar antes de externalizar
Antes de decidirnos en externalizar los procesos de una pyme, es importante evaluar varios factores para asegurar que esta estrategia sea la más adecuada para la empresa.
Entre los factores a considerar tenemos:
- Costos y beneficios: analizar el costo total de la externalización en comparación con los beneficios esperados.
- Calidad del proveedor: evaluar la reputación, experiencia y capacidades del proveedor externo.
- Impacto en la empresa: considerar cómo la externalización afectará la cultura y las operaciones internas.
- Confidencialidad y seguridad: asegurar que los datos y procesos sensibles estarán protegidos adecuadamente.
- Flexibilidad contractual: establecer acuerdos que permitan ajustes según las necesidades cambiantes de la empresa.
Como hemos visto, externalizar los procesos de una pyme es una estrategia que puede ofrecer múltiples beneficios, desde la reducción de costos hasta la mejora de la eficiencia operativa y la capacidad de respuesta. Sin embargo, es fundamental considerar todos los factores implicados y seleccionar proveedores de confianza para maximizar los resultados positivos de esta estrategia.
